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摘要:基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的历史记录。高校基建档案管理好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。
关键词:高校;基建档案;初探
普通高校扩招以来,高校的基本建设发展迅速,其间,形成了大量的基建档案。基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件,详细记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动内容。高校基建档案管理的好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。有序地管理好高校基建档案,既是建筑建设工程本身的需要,也是做好高校总体工作的要求。
一、高校基建工程档案的内容
(一)综合性文件。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。
(二)土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。
(三)竣工图。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。
二、基建档案在高校管理中的作用
(一)为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据。基建档案是一种特殊的信息资源,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的`变化和发展,为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对高校总体发展发挥着重要作用。还为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供依据。
(二)对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。高校基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。这些档案既为高校的建设、维修、管理、改扩建服务,又为高校的教学和科研服务。所以,做好基建档案管理工作,对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。
三、高校基建档案管理存在的问题
(一)档案管理意识不强。领导和档案人员对高校基建档案重要性认识不够,基建档案管理工作力度不强。基建档案管理人员流动性大,不稳定,使得基建档案资料流向不清,档案管理职责不明。另外,由于基建工程和档案管理的专业性,工程人员和档案人员均有相应的专业和技术知识不足,使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
(二)档案材料不完整。档案材料不完整是高校基建档案管理存在的主要问题。虽有基建档案归档率较好的项目,但归档率较差的项目不少,甚至很多工程项目竣工后没有档案材料,或只有工程主体档案,没有配套工程档案。
(三)管理模式不统一。从档案管理机构上看,有的高校成立了专门的档案室,基建档案管理较好,有的高校则不然,基建档案由业务部门代管或由文书档案员兼管,形成的档案材料五花八门。
(四)缺乏专业基建档案管理人员。档案管理人员专业素质不完备,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的基建业务知识,难以适应工作需要。
四、加强高校基建档案管理应该采取的措施
(一)树立基建档案管理意识。工程建设中普遍存在着对档案管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始整理,这给档案整理带来很大难度。所以,高校的领导、基建主管部门、档案部门、项目具体负责人员,均要树立基建档案管理意识,自上而下重视基建档案的收集、整理和使用。
(二)建立健全基建档案管理制度。为了加强对基建工程建设各阶段档案资料的有序管理,档案部门、基建主管部门在项目建设初期就应按照有关规定,制定相应的档案管理制度、措施,规范档案资料的收集、整理。
(三)严格验收基建项目档案资料。基建工程竣工验收时,档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照基建工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,务必使得竣工材料做到真实、完备,归档范围符合要求,做到工程竣工验收与档案验收同步。
(四)强化档案材料编制工作。按照标准编制基建档案材料,是施工单位最基本的业务条件。基建部门必须要求施工单位明确责任,加强对施工技术人员编制档案材料的训练,不断提高编制基建工程档案材料的业务水平。
(五)充分利用现代化手段,多角度、多层次开发基建工程档案信息资源。大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在基建档案中运用。主管部门还应有效利用计算机资源,建立档案检索系统,提高档案管理水平和档案利用效率。
(六)及时记录传递和变更。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,档案管理部门要及时对档案的增减变动及传递情况做出相关记录,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效,确保档案的完整性和有效性。
综上所述,做好高校基建档案的管理工作意义非凡,通过对基建档案的收集、整理、开发和利用,必定为高校的基本建设,为高校工作的全面开展做出重大贡献。
参考文献
[1]钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考.湖南科技学院学报,.(7).
[2]贾树良.高校房产档案信息化建设存在的问题及对策.辽宁工程技术大学学报,.(2).
根据学校20__年党政工作要求,结合学校基建工作实际情况,制定本处20__年工作计划如下:
一、进一步推进唐仲英科技楼的规划和设计,确保科技楼__年上半年开工。
1、争取3月下旬拿到规划局的批复,并进行施工图的准备和设计工作。
2、4月份配合招投标办完成设计、勘测、监理、空调、电梯等项目的招标工作。
3、5月初完成施工图的设计初稿上报规划局,并将有关意见反馈到学校进行设计调整、修改。
4、4月下旬上报消防、环保等部门进行方案审批。
5、5月上旬进行施工图的修改设计,报规划局审批并申领有关许可证。
6、6月初完成各种有关报建手续并交纳各项费用,配合招投标办完成土建队伍的招标。
7、配合招投标办完成桩基队伍的招标工作,力争6月底开工。
二、继续做好体育馆复工过程中的协调管理工作,确保体育馆工程在本学期末竣工。
1、3月中下旬完成显示屏、灯光音响等项目的调研落实工作,完成有关标书,配合招投标办等部门进行上述项目的招标。
2、力争4月中旬解决空调供应、安装的有关问题。
3、4月下旬进行显示屏、灯光音响、吸音墙面、吊顶、消防等各项目的施工。
4、5月进行地板等项目的内部装饰。
5、6月中旬完成室外工程。
6、6月底进行设备调试。
7、7月初进行竣工验收,8月进行试运转,秋季开学前交付。
三、积极创造条件启动其他项目的建设。
做好临时工宿舍、国际交流中心(含二期研究生宿舍)等项目的调研、选址、论证、初步方案设计、概预算等前期准备工作,待资金落实后适时启动项目。
四、抓好其它工作:
(一)、继续加强机关作风建设。
以“增强服务意识、完善各种制度、加强工作协调、提高工作效率”为主要内容深化本处机关作风建设,滤布进一步完善各科室、各岗位职责,积极推进项目责任制,努力做好本部门各项工作。
(二)、11月中旬完成仙林校区已建项目第二阶段6个亿金额财务决算编制并固定资产转帐。
(三)、完成仙林校区消防设施整体验收工作。
1、3月底完成仙林校区消防整体验收申报工作。
2、学生宿舍强弱电井防火门更换整改工作暑假结束前完成。
3、暑假期间完成初步验收及新的需整改问题的整改。
4、力争10月份仙林校区消防设施整体验收合格。
(四)、继续做好仙林校区建设资料文档的收集、整理、组卷、归档工作。
本人姓名xxx,现任基建处处长。回顾过去xx年的工作,我处在学校党委的正确领导下,在全校教职工的大力支持和帮助下,始终本着“求实、高效、和谐、有序”的工作原则,以教学评估为中心,紧密围绕学校基本建设项目认真开展各项工作。xx年来,基建工作取得了较好的成绩,主要内容如下:
1、开拓思路、勇于创新,采用垫资建设模式,极大地缓解了我校建设经费不足问题。顺利地完成了东校区主校门、过街天桥、学生公寓、南校区留学生公寓、林业基地科研楼和小车库等六个主体的建设任务。这项任务的完成,一方面改善了学生的住宿条件,另一方面为西校区的顺利搬迁奠定了基础。
2、积极想办法解决各种疑难问题、化解各种矛盾,顺利完成了东校区图书馆的续建任务,保证了图书馆按时投入使用。
3、在时间紧任务重的情况下,完成了东校区篮排球场、东校区道路工程等24个配套项目施工任务,完善了校区使用功能,把一个完整新校区展现在各位评估专家面前。
4、及时完成了行政楼、学术交流中心、国际报告厅、音乐厅和图书馆等十个项目的装饰装修任务,保证了校部办公机构和国际交流学院的顺利搬迁,同时也为专家评估工作提供了舒适的工作环境。
5、积极与省、市等二十多个主管部门做好沟通与协调工作,本着少花钱、多办事的原则,有针对性地开展工作,争取最大程度地减免我校基本建设的前期投入,保证了我校基本建设工作的顺利进行。仅去年一年我校就减免前期费用180万元,并拿到了新校区消防验收、环保验收和防雷验收的全部手续。
6、严格按照国家的基本建设程序办事,对于施工单位选择、材料设备的订购等项目全部履行了法定的招投标程序,通过这种方式为学校节省建设经费近500万元。
7、严控工程结算环节,力争降低工程费用。对于工程审核实施了项目主审制度,并成立了由审计部门参与的工程结算领导小组,随时解决结算过程中出现的各类问题,提高项目审减率,确保学校的利益不受损害。
8、在教学评估期间,制定了评估应急预案,为学术交流中心、国际报告厅和音乐厅等重点场所的正常运行提供了有力保障。
9、建立健全规章制度,起草并完成了《北华大学基建管理手册》的编制任务,其内容涵盖基本建设项目管理的全过程,分别从投资控制、设计招标、工程验收、竣工结算等多个方面,阐述了我校基本建设项目的管理方法,从而使我校的基本建设逐渐走向“科学化、规范化、系统化”。
10、强化职工队伍的建设,构建和谐的工作氛围,提高基建队伍的凝聚力和战斗力,保证基本建设工作顺利进行。
以上是我处xx年工作的简要汇报,也借此机会感谢各位代表在过去一年里,对我处工作的`关心、支持和厚爱,谢谢大家。
学校基本建设属于“三重一大”事项,政策性、专业性强,社会关注度高。根据海安县教育局《关于转发南通市教育局发展规划与财务处《关于落实〈省教育厅关于开展全省中小学校基本建设管理专项检查的通知〉的通知》》精神以及南通市教育局发展规划与财务处《关于落实〈省教育厅关于开展全省中小学校基本建设管理专项检查的通知〉的通知》精神和《省教育厅关于开展全省中小学校基本建设管理专项检查的通知》(苏教发函[20__]44号)文件的要求,我区严格按照文件要求组织对各学校内的基建维修工作进行了自查自评,现将我区的自查情况汇报如下:
一、组织领导
为顺利开展、按时完成本单位的自查工作,我区成立了以刘幼成主任为组长,冯卫东、韩良圣为副组长,财务中心以及监督委员会成员为成员的自查工作小组,对近年来的学校基建维修项目的决策预算、招标、过程管理、验收、付款等环节进行档案查阅、凭证查询。
二、自查情况
6、我区各学校的基本建设项目在上级部门的验收结束后,报建设项目财务决算资料至高新区审计局,待审计结束后,按合同要求及相关手续履行工程款支付。
经过自查,我区各学校在学校基本建设中,没有发现违规违纪现象,各学校基本建设情况能够及时公布、公开,做到了透明、阳光。我区将一如既往贯彻履行上级精神,照章办事,做好各学校的各项基本建设,为教育教学提供有力的条件保障。
本人姓名××*,现任基建处处长。回顾过去xx年的工作,我处在学校党委的正确领导下,在全校教职工的大力支持和帮助下,始终本着“求实、高效、和谐、有序”的工作原则,以教学评估为中心,紧密围绕学校基本建设项目认真开展各项工作。xx年来,基建工作取得了较好的成绩,主要内容如下:
1、开拓思路、勇于创新,采用垫资建设模式,极大地缓解了我校建设经费不足问题。顺利地完成了东校区主校门、过街天桥、学生公寓、南校区留学生公寓、林业基地科研楼和小车库等六个主体的建设任务。这项任务的完成,一方面改善了学生的住宿条件,另一方面为西校区的顺利搬迁奠定了基础。
2、积极想办法解决各种疑难问题、化解各种矛盾,顺利完成了东校区图书馆的续建任务,保证了图书馆按时投入使用。
3、在时间紧任务重的情况下,完成了东校区篮排球场、东校区道路工程等24个配套项目施工任务,完善了校区使用功能,把一个完整新校区展现在各位评估专家面前。
4、及时完成了行政楼、学术交流中心、国际报告厅、音乐厅和图书馆等十个项目的装饰装修任务,保证了校部办公机构和国际交流学院的顺利搬迁,同时也为专家评估工作提供了舒适的工作环境。
5、积极与省、市等二十多个主管部门做好沟通与协调工作,本着少花钱、多办事的原则,有针对性地开展工作,争取最大程度地减免我校基本建设的前期投入,保证了我校基本建设工作的顺利进行。仅去年一年我校就减免前期费用180万元,并拿到了新校区消防验收、环保验收和防雷验收的全部手续。
6、严格按照国家的基本建设程序办事,对于施工单位选择、材料设备的订购等项目全部履行了法定的招投标程序,通过这种方式为学校节省建设经费近500万元。
7、严控工程结算环节,力争降低工程费用。对于工程审核实施了项目主审制度,并成立了由审计部门参与的工程结算领导小组,随时解决结算过程中出现的各类问题,提高项目审减率,确保学校的利益不受损害。
8、在教学评估期间,制定了评估应急预案,为学术交流中心、国际报告厅和音乐厅等重点场所的正常运行提供了有力保障。
9、建立健全规章制度,起草并完成了《北华大学基建管理手册》的编制任务,其内容涵盖基本建设项目管理的全过程,分别从投资控制、设计招标、工程验收、竣工结算等多个方面,阐述了我校基本建设项目的管理方法,从而使我校的基本建设逐渐走向“科学化、规范化、系统化”。
10、强化职工队伍的建设,构建和谐的工作氛围,提高基建队伍的凝聚力和战斗力,保证基本建设工作顺利进行。
以上是我处xx年工作的简要汇报,也借此机会感谢各位代表在过去一年里,对我处工作的关心、支持和厚爱,谢谢大家。
1.校长述职报告最新版
2.20学校党建工作述职报告
3.中学校长年述职报告
4.学校领导班子2015年述职述廉报告
5.2015年学校党支部副书记述职报告
6.学校2015年基层党建工作述职报告
7.2015年学校党支部书记党建工作述职报告
8.学校党委书记党建工作述职报告
9.述职述廉报告20副校长